Voorstelling
Alles wat de wet van een vzw vraagt, op één plaats.
Ordinia is het werkinstrument van de secretaris en de bestuurder van een vzw. Het vervangt uw bestuursorgaan noch uw algemene vergadering: het zegt hun wat er moet gebeuren, wanneer, en bereidt het papierwerk voor.
De wettelijke vervalkalender
Het hart van Ordinia: elke verplichting van uw vereniging, gedateerd, met bronvermelding en opgevolgd tot ze vervuld is.
- Data uit de wet en uw statuten
Algemene vergadering tot goedkeuring van de rekeningen, neerlegging van de jaarrekening, aangifte in de rechtspersonenbelasting, registratie en jaarlijkse bevestiging in het UBO-register, einde van de mandaten. De berekening vertrekt van de afsluiting van uw boekjaar en van de data die u hebt opgegeven.
- De bepaling, woord voor woord geciteerd
Elke verplichting toont haar wettelijke basis en de tekst die ze voortbrengt. Een geschatte datum wordt als zodanig voorgesteld („uiterlijk op”) en wordt nauwkeuriger zodra u aanvult wat ontbreekt.
- Gedetailleerde instructies bij elke verplichting
Bij elke verplichting horen de te volgen stappen, stap voor stap: wat u moet voorbereiden, welk stuk u moet bewaren en welk officieel portaal u gebruikt.
- Herinneringen per e-mail
60, 30 en 7 dagen vóór elke verplichting, en de dag erna als ze verstreken is. Elk teamlid kiest of hij ze ontvangt.
- Het bewijs met de datum
Markeer een verplichting als vervuld en voeg het bewijsstuk toe: het ontvangstbewijs van de neerlegging komt in de kluis, en de vervalkalender houdt er rekening mee.
De algemene vergaderingen
Van de agenda tot de notulen, zonder te vergeten wat de statuten opleggen.
- Een vergadering die op tijd gepland is
De wettelijke en statutaire oproepingstermijn wordt nageleefd, en de te hernieuwen mandaten worden u voorgesteld voor de agenda.
- Verzending van de oproepingen met verzendingsbewijs
Ordinia verstuurt de oproeping naar de leden en bewaart het gedateerde bewijs ervan: dat telt op de dag dat een beslissing wordt betwist.
- Conforme documenten
Agenda, beslissingen en notulen in pdf, in de taal van de vereniging.
De registers
Het ledenregister en het register van de mandaten, die de wet verplicht op de zetel bij te houden.
- Het ledenregister
Gedateerde toetredingen en uittredingen, bewaarde geschiedenis, import van een bestaande lijst en een pdf-uittreksel voor op de zetel.
- De bestuurdersmandaten
Elk mandaat met zijn einddatum: Ordinia waarschuwt voordat een bestuursorgaan onregelmatig samengesteld raakt, en stelt de hernieuwing voor op de volgende vergadering.
De kluis
De stukken die de vereniging moet bewaren, geordend en terug te vinden.
- Elk document met zijn vingerafdruk
Statuten, notulen, rekeningen, ontvangstbewijzen van neerlegging: elk bestand wordt bewaard met zijn SHA-256-vingerafdruk, die bewijst dat het sindsdien niet veranderd is.
- Het dossier om door te geven
Wanneer de secretaris het stokje doorgeeft, bundelt een ZIP-export de fiche, de vervalkalender, de registers, de vergaderingen en de documenten.
De toepassingen
Wat u toevoegt, en enkel als u het nodig hebt.
De vervalkalender hierboven is in elke betalende formule inbegrepen. De drie volgende toepassingen openen één voor één, en de prijs volgt hun aantal.
De vereenvoudigde boekhouding
Ontvangsten- en uitgavenboek, genummerde facturen en in Peppol-formaat, vergoedingen en hun jaarlijkse plafonds, vermogen, begroting, jaarrekening volgens het wettelijk model.
De dienstverleners en prestaties
Meerdere tussenkomende partijen per prestatie, elk met zijn bedrag en zijn stelsel; de stukken aangemaakt vanuit het dossier; het vrijwilligersregister.
De opvolging van de subsidies
Eén dossier per subsidie, met zijn vervaldagen in uw vervalkalender, zijn nota's en zijn bestanden, en de uitgaven die u eraan toerekent.
Samenwerken
Het secretariaat van een vzw wordt gedeeld, en doorgegeven.
- Drie rollen
De accountbeheerder nodigt het team uit; de redacteur beheert de dossiers; de lezer raadpleegt zonder iets te wijzigen.
- Meerdere verenigingen, één account
Secretaris van twee vzw's? Schakel met één klik van de ene naar de andere.
- Nederlands en Frans
De interface volgt ieders taal, de documenten die van de vereniging.
Wat Ordinia (nog) niet doet
In uw plaats neerleggen
Noch de griffie, noch het UBO-register, noch de Nationale Bank stelt zijn platformen open voor derden: een neerlegging gebeurt met uw eID of itsme. Ordinia wijst u het portaal en de te volgen stappen.
U juridisch advies geven
Ordinia past nagekeken regels toe en vermeldt zijn bronnen, maar het bestuursorgaan blijft als enige verantwoordelijk voor de beslissingen van de vereniging.
Een dubbele boekhouding voeren
Btw, belastingen en loonadministratie blijven de zaak van uw boekhoudkantoor of uw boekhoudsoftware.
Uw facturen over het Peppol-netwerk verzenden
Ordinia maakt het bestand aan in het formaat Peppol BIS Billing 3.0. De verzending over het netwerk verloopt via een erkend toegangspunt, wat een contract veronderstelt: u geeft het bestand af bij uw operator of bij uw boekhouder.
Begin met uw vervalkalender.
Gratis, zonder account, en het resultaat verschijnt meteen.