De toepassingen
Vier toepassingen, en u opent wat u nodig hebt.
De vervalkalender is in elke betalende formule inbegrepen: hij zegt u wat de wet van u verwacht en wanneer. De drie andere komen erbij, in de volgorde die u wil, en sluiten even gemakkelijk.
De wettelijke vervalkalender
In elke formule inbegrepen. Het is de ruggengraat: ze weet wat de wet van uw vzw verwacht, en wanneer.
- Elke datum berekend vanuit uw statuten
Algemene vergadering, neerlegging van de jaarrekening, UBO-bevestiging, belastingaangifte, einde van mandaten: de data worden afgeleid uit uw afsluitingsdatum en uw rechtsvorm, en elk vermeldt het artikel waarop ze steunt.
- Herinneringen voor het te laat is
Een e-mail 60, 30 en 7 dagen vóór elke verplichting, en de dag erna als ze verstreken is, aan iedereen die hem moet ontvangen.
- De vergaderingen en hun documenten
Agenda, oproeping verzonden aan de leden met haar verzendingsbewijs, notulen: conforme documenten, in het Frans of in het Nederlands.
- De registers van leden en mandaten
Bijgehouden, exporteerbaar, en verbonden met de vervalkalender: een naderend einde van mandaat wordt een vervaldag.
- De kluis
De stukken bewaard met hun vingerafdruk, en het hele dossier exporteerbaar in één bestand de dag dat iemand erom vraagt.
Wat hij niet doet: in uw plaats neerleggen. Noch de griffie, noch het UBO-register, noch de Nationale Bank openen hun platformen voor een derde; Ordinia wijst u het portaal en de werkwijze.
De vereenvoudigde boekhouding
Voor kleine vzw's die een vereenvoudigde boekhouding voeren: het boek, de stukken, en de jaarrekening volgens het wettelijk model.
- Het boek van ontvangsten en uitgaven
Invoer in tabelvorm, plakken vanuit een rekenblad, bewijsstukken bij elke verrichting, en een dagboek dat zich laat herlezen.
- De jaarrekening volgens het wettelijk model
Opgesteld volgens bijlage 8 van het koninklijk besluit van 29 april 2019, klaar om door de algemene vergadering goedgekeurd en neergelegd te worden.
- Uw facturen, opgemaakt en genummerd
Een ontwerp wordt zo vaak verbeterd als nodig; het nummer wordt pas bij de uitreiking toegekend, in een doorlopende reeks. De factuur vertrekt in PDF, en in Peppol-formaat voor elektronische facturatie.
- De vergoedingen en hun plafonds
Onkostennota's, door de begunstigde ondertekende ontvangstbewijzen, en de jaarlijkse teller per persoon en per stelsel: die niemand bijhoudt, en waarvan men de stand pas bij een controle ontdekt.
- Vermogen en begroting
Tegoeden, schulden en verbintenissen van de vereniging, en de begroting die de vergadering goedkeurt.
Wat ze niet doet: dubbel boekhouden, btw, belastingen en loonadministratie. Die blijven de zaak van uw accountantskantoor of uw boekhoudsoftware.
De dienstverleners en de prestaties
Wie voor u tussenkomt, voor hoeveel, en onder welk stelsel. Voor verenigingen die een beroep doen op artiesten, technici, lesgevers.
- Meerdere tussenkomende partijen per prestatie
Een concert brengt een technicus en drie muzikanten samen, verschillend betaald en soms onder verschillende stelsels. Elk draagt zijn bedrag en zijn stukken.
- Vergoeding, Smart of factuur
Het stelsel hoort bij de persoon en wordt van prestatie tot prestatie overgenomen. De jaarlijkse plafonds worden vanzelf geteld, per persoon en per stelsel.
- Alle stukken vanuit de prestatie
De factuur aan de opdrachtgever, de onkostennota's, en de facturen ontvangen van dienstverleners die factureren. Elk wordt afzonderlijk als betaald gemarkeerd, op zijn datum.
- De betalingsvervaldagen
Om de veertien dagen, de eerste van de maand, of zoveel dagen na de prestatie: u geeft zichzelf de regel, en de vervalkalender houdt ze aan. Te verbergen als u ze niet wil.
- Het vrijwilligersregister
Wie vergoed werd, onder welk stelsel en hoeveel, over de periode van uw keuze. In PDF voor het dossier, in rekenblad voor uw boekhouder.
Wat ze niet doet: de plafonds eigen aan het verenigingswerk controleren, noch uw verplichtingen tegenover Smart nagaan. De stelsels worden geregistreerd zoals u ze aangeeft.
De opvolging van de subsidies
Een subsidie gaat bijna nooit verloren omdat er slecht besteed werd: ze gaat verloren omdat het verslag te laat werd ingediend, of omdat men bij het verantwoorden niet meer terugvindt welke uitgaven erbij hoorden.
- Eén dossier per subsidie
De instantie, het stadium (prospect, aangevraagd, beloofd, betaald, afgesloten), de aangevraagde en toegekende bedragen, de gedekte periode en de opgelegde voorwaarden.
- De vervaldagen in uw vervalkalender
De indiening van het dossier, de indiening van het verslag, de verwachte storting. Niemand zal in uw plaats herinneren, en het is de vertraging die de subsidie kost.
- De nota's en de bestanden van het dossier
Een draad van gedateerde nota's, met hun bijlagen, om zes maanden later te weten wie wat gezegd heeft; en een boomstructuur van bestanden die u zelf ordent.
- De toegerekende uitgaven
Met de boekhouding: u rekent uw uitgaven toe aan de subsidie en weet wat er nog te verantwoorden valt. Een uitgave die twee keer toegerekend wordt, wordt gemeld.
- Activiteitenverslag en begroting
Een sjabloon om in te vullen en een presentabele opmaak. Ordinia stelt ze niet op: een verslag vertelt wat u gedaan hebt, een begroting wat u voorziet.
Wat hij niet doet: oordelen of een uitgave in aanmerking komt, noch de cumulatieregels van elke instantie kennen. Hij draagt de data en telt; hij beoordeelt de voorwaarden niet.
U betaalt het aantal toepassingen dat u opent.
Van 10 € per maand voor één toepassing tot 28 € voor alle vier, één keer per jaar gefactureerd. U verandert van toepassingen wanneer u wil.