Présentation
Tout ce que la loi demande à une ASBL, au même endroit.
Ordinia est l'outil de travail du secrétaire et de l'administrateur d'ASBL. Il ne remplace ni votre organe d'administration ni votre assemblée : il leur dit ce qu'il faut faire, quand, et il prépare le papier.
L'échéancier légal
Le cœur d'Ordinia : chaque obligation de votre association, datée, sourcée et suivie jusqu'à ce qu'elle soit faite.
- Des dates tirées de la loi et de vos statuts
Assemblée générale d'approbation des comptes, dépôt des comptes annuels, déclaration à l'impôt des personnes morales, déclaration et confirmation annuelle au registre UBO, fins de mandat. Le calcul part de la clôture de votre exercice et des dates que vous avez déclarées.
- La disposition citée, mot pour mot
Chaque échéance affiche sa base légale et le texte qui la produit. Une date estimée est présentée comme telle (« au plus tard le ») et se précise quand vous renseignez ce qui manque.
- Des instructions détaillées pour chaque échéance
Chaque échéance s'accompagne de la marche à suivre, étape par étape : ce qu'il faut préparer, la pièce à conserver et le portail officiel à utiliser.
- Des rappels par e-mail
60, 30 et 7 jours avant chaque échéance, puis le lendemain si elle est dépassée. Chaque membre de l'équipe choisit s'il les reçoit.
- La preuve avec la date
Marquez une échéance comme faite en y joignant la pièce justificative : l'accusé de dépôt rejoint le coffre-fort, et l'échéancier en tient compte.
Les assemblées générales
De l'ordre du jour au procès-verbal, sans oublier ce que les statuts imposent.
- Une assemblée planifiée à temps
Le délai légal et statutaire de convocation est respecté, et les fins de mandat à renouveler vous sont proposées pour l'ordre du jour.
- Envoi des convocations avec preuve d'envoi
Ordinia envoie la convocation aux membres et en conserve la preuve datée : ce qui compte le jour où une décision est contestée.
- Des documents conformes
Ordre du jour, décisions et procès-verbal en PDF, dans la langue de l'association.
Les registres
Le registre des membres et celui des mandats, que la loi impose de tenir au siège.
- Le registre des membres
Entrées et sorties datées, historique conservé, import d'une liste existante et extrait PDF à tenir au siège.
- Les mandats d'administrateur
Chaque mandat avec sa date de fin : Ordinia prévient avant qu'un organe d'administration se retrouve irrégulièrement composé, et propose le renouvellement à la prochaine assemblée.
Le coffre-fort
Les pièces que l'association doit conserver, rangées et retrouvables.
- Chaque document avec son empreinte
Statuts, procès-verbaux, comptes, accusés de dépôt : chaque fichier est conservé avec son empreinte SHA-256, qui prouve qu'il n'a pas changé depuis.
- Le dossier à transmettre
Quand le secrétaire passe la main, un export ZIP rassemble la fiche, l'échéancier, les registres, les assemblées et les documents.
Les applications
Ce que vous ajoutez, et seulement si vous en avez besoin.
L'échéancier ci-dessus est compris dans toute formule payante. Les trois applications qui suivent s'ouvrent une à une, et le prix suit leur nombre.
La comptabilité simplifiée
Livre des recettes et dépenses, factures numérotées et au format Peppol, défraiements et leurs plafonds annuels, patrimoine, budget, comptes annuels au modèle légal.
Les prestataires et prestations
Plusieurs intervenants par prestation, chacun avec son montant et son régime ; les pièces créées depuis le dossier ; le registre des volontaires.
Le suivi des subsides
Un dossier par subside, ses échéances dans votre échéancier, ses notes et ses fichiers, et les dépenses que vous y rapportez.
Travailler à plusieurs
Le secrétariat d'une ASBL se partage, et se transmet.
- Trois rôles
L'administrateur du compte invite l'équipe ; l'éditeur tient les dossiers ; le lecteur consulte sans rien modifier.
- Plusieurs associations, un seul compte
Secrétaire de deux ASBL ? Passez de l'une à l'autre en un clic.
- Français et néerlandais
L'interface suit la langue de chacun, les documents celle de l'association.
Ce qu'Ordinia ne fait pas (encore)
Déposer à votre place
Ni le greffe, ni le registre UBO, ni la Banque nationale n'ouvrent leurs plateformes à un tiers : un dépôt se fait avec votre eID ou itsme. Ordinia vous indique le portail et la marche à suivre.
Vous donner un conseil juridique
Ordinia applique des règles vérifiées et cite ses sources, mais l'organe d'administration reste seul responsable des décisions de l'association.
Tenir une comptabilité en partie double
La TVA, l'impôt et la paie restent l'affaire de votre fiduciaire ou de votre logiciel comptable.
Transmettre vos factures sur le réseau Peppol
Ordinia produit le fichier au format Peppol BIS Billing 3.0. L'envoi sur le réseau passe par un point d'accès accrédité, qui suppose un contrat : vous déposez le fichier chez votre opérateur ou chez votre comptable.
Commencez par votre échéancier.
Gratuit, sans compte, et le résultat s'affiche tout de suite.