Les applications
Quatre applications, et vous ouvrez celles qui vous servent.
L'échéancier est compris dans toute formule payante : c'est lui qui vous dit ce que la loi attend de vous et quand. Les trois autres s'ajoutent, dans l'ordre que vous voulez, et se ferment aussi facilement.
L'échéancier légal
Comprise dans toute formule. C'est la colonne vertébrale : elle sait ce que la loi attend de votre ASBL, et quand.
- Chaque date calculée depuis vos statuts
Assemblée générale, dépôt des comptes, confirmation UBO, déclaration fiscale, fins de mandat : les dates se déduisent de votre date de clôture et de votre forme légale, et chacune cite l'article qui la fonde.
- Des rappels avant qu'il soit tard
Un e-mail 60, 30 et 7 jours avant chaque échéance, et le lendemain si elle est dépassée, à chaque personne qui doit le recevoir.
- Les assemblées et leurs documents
Ordre du jour, convocation envoyée aux membres avec sa preuve d'envoi, procès-verbal : des documents conformes, en français ou en néerlandais.
- Les registres des membres et des mandats
Tenus à jour, exportables, et reliés à l'échéancier : une fin de mandat qui approche devient une échéance.
- Le coffre-fort
Les pièces conservées avec leur empreinte, et tout le dossier exportable en un seul fichier le jour où quelqu'un le demande.
Ce qu'il ne fait pas : déposer à votre place. Ni le greffe, ni le registre UBO, ni la Banque nationale n'ouvrent leurs plateformes à un tiers ; Ordinia vous indique le portail et la marche à suivre.
La comptabilité simplifiée
Pour les petites ASBL qui tiennent une comptabilité simplifiée : le livre, les pièces, et les comptes annuels au modèle légal.
- Le livre des recettes et des dépenses
Saisie en tableau, collage depuis un tableur, pièces justificatives jointes à chaque opération, et un journal qui se relit.
- Les comptes annuels au modèle légal
Établis selon l'annexe 8 de l'arrêté royal du 29 avril 2019, prêts à être approuvés par l'assemblée et déposés.
- Vos factures, établies et numérotées
Un brouillon se corrige autant qu'il faut ; le numéro n'est attribué qu'à l'émission, dans une séquence continue. La facture part en PDF, et au format Peppol pour la facturation électronique.
- Les défraiements et leurs plafonds
Notes de frais, reçus signés par le bénéficiaire, et le compteur annuel par personne et par régime : celui que personne ne tient, et dont on découvre l'état au contrôle.
- Patrimoine et budget
Avoirs, dettes et engagements de l'association, et le budget prévisionnel que l'assemblée approuve.
Ce qu'elle ne fait pas : la partie double, la TVA, l'impôt et la paie. Ceux-là restent l'affaire de votre fiduciaire ou de votre logiciel comptable.
Les prestataires et les prestations
Qui intervient pour vous, pour combien, et sous quel régime. Pour les associations qui font appel à des artistes, des techniciens, des formateurs.
- Plusieurs intervenants par prestation
Un concert réunit un technicien et trois musiciens, payés différemment et parfois sous des régimes différents. Chacun porte son montant et ses pièces.
- Défraiement, Smart ou facture
Le régime tient à la personne et se reprend d'une prestation à l'autre. Les plafonds annuels se comptent tout seuls, par personne et par régime.
- Toutes les pièces depuis la prestation
La facture au commanditaire, les notes de défraiement, et les factures reçues des prestataires qui facturent. Chacune se marque payée séparément, à sa date.
- Les échéances de paiement
Tous les quinze jours, le premier du mois, ou tant de jours après la prestation : vous vous donnez la règle, et l'échéancier la tient. Masquable si vous n'en voulez pas.
- Le registre des volontaires
Qui a été défrayé, sous quel régime et combien, sur la période de votre choix. En PDF pour le dossier, en tableur pour votre comptable.
Ce qu'elle ne fait pas : contrôler les plafonds propres au travail associatif, ni vérifier vos obligations vis-à-vis de Smart. Les régimes sont enregistrés tels que vous les déclarez.
Le suivi des subsides
Un subside ne se perd presque jamais parce qu'on a mal dépensé : il se perd parce qu'on a remis le rapport en retard, ou parce qu'au moment de justifier on ne retrouve plus quelles dépenses s'y rapportaient.
- Un dossier par subside
L'organisme, le stade (prospect, demandé, promis, payé, clôturé), les montants demandé et accordé, la période couverte et les conditions imposées.
- Les échéances dans votre échéancier
Le dépôt du dossier, la remise du rapport, le versement attendu. Personne ne vous relancera à votre place, et c'est le retard qui coûte le subside.
- Les notes et les fichiers du dossier
Un fil de notes datées, avec leurs pièces jointes, pour savoir six mois plus tard qui a dit quoi ; et une arborescence de fichiers que vous organisez.
- Les dépenses imputées
Avec la comptabilité : vous rapportez vos dépenses au subside et savez ce qu'il reste à justifier. Une dépense imputée deux fois est signalée.
- Rapport d'activité et budget prévisionnel
Un canevas à remplir et une mise en page présentable. Ordinia ne les rédige pas : un rapport raconte ce que vous avez fait, un budget ce que vous prévoyez.
Ce qu'il ne fait pas : juger si une dépense est éligible, ni connaître les règles de cumul de chaque organisme. Il porte les dates et compte ; il ne juge pas les conditions.
Vous payez le nombre d'applications que vous ouvrez.
De 10 € par mois pour une application à 28 € pour les quatre, facturés une fois par an. Vous changez d'applications quand vous voulez.